Benutzeranleitung – Anwendung "Elternabend"

Diese Anleitung beschreibt die vollständige Funktionsweise und Organisation der Anwendung Elternabend der EPAI / GIBS. Sie erläutert den strukturierten Ablauf in 3 Phasen, die Aufgaben der einzelnen Benutzergruppen, die Geschäftsregeln sowie bewährte Vorgehensweisen.

👥 1. Die Benutzerprofile (Akteure des Prozesses)

Die Anwendung umfasst 4 Benutzergruppen:

🚦 2. Organisation in 3 Phasen & Schutzmechanismen

Das System basiert auf einem geordneten Zyklus in 3 aufeinanderfolgenden oder unabhängigen Phasen, die im Menü Einstellungen gesteuert werden:

%%{init: {
  'theme': 'base',
  'themeVariables': {
    'fontSize': '12px'
  },
  'flowchart': {
    'nodeSpacing': 20,
    'rankSpacing': 25,
    'curve': 'basis'
  }
}}%%
flowchart TD
    subgraph Phase1 ["Phase 1 : Planung durch die Dekane / Vorsteher"]
        A[Konfiguration der Elternabend-Woche] --> B[Optionale Klassengruppierungen]
        B --> C[Zuweisung der Daten Abend 1 & 2, Zimmer & Lehrpersonen]
        C --> D[Automatische Prüfung auf Zimmer- & Lehrpersonenkonflikte]
    end

    subgraph Phase2 ["Phase 2 : Vorbereitung durch die Lehrpersonen"]
        E[Schalter Bereich Lehrpersonen aktivieren] --> F[Anmeldung der Lehrpersonen auf modif_enseignants.php]
        F --> G[Sperren von Pausenfenstern / Spezialgesprächen]
        G --> H[Vorerfassung von Lernenden bei persönlicher Absprache]
    end

    subgraph Phase3 ["Phase 3 : Anmeldung Eltern & Lernende"]
        I[Schalter Anmeldeportal aktivieren] --> J[Öffentliche Anmeldung mit AHV-Code auf index.php]
        J --> K[Reservation des 15-Minuten-Fensters + ICS-Bestätigung]
        K --> L[Automatische Sperre für Daten, Zimmer, Gruppen & Rollover]
    end

    subgraph Abschluss ["Durchführung & Sekretariat"]
        M[Auskunft & telefonische Unterstützung durch Sekretariat]
        N[Ausdruck der Tages- und Zimmerlisten]
    end

    Phase1 --> Phase2
    Phase2 --> Phase3
    Phase3 --> Abschluss

🔒 Schutzmechanismen (Garde-fous) während Phase 3

Sobald die Phase 3 (Anmeldung Eltern/Lernende) aktiv geschaltet ist, greifen automatisch strenge Sicherheitsmechanismen, um bestehende Reservationen der Familien zu schützen:

1. Sperrung von Daten und Zimmern : In admin_doyens.php sind die Auswahllisten für Daten und Zimmer deaktiviert. Nur die Zuteilung der Lehrpersonen kann noch angepasst werden.
2. Sperrung von Klassengruppierungen : In group_classes.php ist das Erstellen und Löschen von Gruppen gesperrt.
3. Sperrung der Kalenderwoche : In admin_settings.php kann die Woche des Elternabends nicht mehr verändert werden.
4. Sperrung des Zurücksetzens : Die Schaltfläche für das jährliche Zurücksetzen ist vollständig neutralisiert.

📖 3. Schritt-für-Schritt-Anleitung nach Rolle

A. Vorsteher / Dekane & Schulleitung

1. Grundkonfiguration und Phasenverwaltung (admin_settings.php)

1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen.
2. Woche des Elternabends auswählen : Wählen Sie über den Kalender-Assistenten ein beliebiges Datum in der gewünschten Woche (z. B. den Montag der Kalenderwoche 47). Das System ermittelt automatisch die 4 Abende (Montag bis Donnerstag) sowie die ISO-Wochennummer.
3. Phasen-Steuerung :
   • Phase 1 (Dekane) : Für Vorsteher und Schulleitung immer zugänglich.
   • Phase 2 (Lehrpersonen) : Schalten Sie diesen Toggle ein, sobald die Klassenplanung steht und Lehrpersonen ihre Verfügbarkeiten anpassen sollen.
   • Phase 3 (Anmeldung Eltern) : Schalten Sie diesen Toggle ein, sobald die Einladungsschreiben versandt wurden und Eltern Termine buchen dürfen.
4. Klicken Sie auf 💾 Einstellungen speichern.

[!TIP] Jährliches Zurücksetzen (Rollover) : Zu Beginn eines neuen Schuljahres ermöglicht die Schaltfläche Nettoyer et réinitialiser les données de l'année précédente folgendes mit einem Klick:

• Übernahme des Wochentags (z. B. Dienstag) des Vorjahres für jede Klasse auf die neue Woche.
• Automatisches Entfernen von Lehrpersonen, die der Klasse nicht mehr zugeteilt sind (Abgleich mit teachers_onboarding).
• Bereinigung sämtlicher Buchungen des vergangenen Schuljahres. Diese Funktion ist automatisch gesperrt, solange die Anmeldephase aktiv ist.

2. Klassen gruppieren (group_classes.php)

Klassen, die denselben Bildungsgang besuchen oder dieselben Fachlehrpersonen teilen, können zu einer Einheit zusammengefasst werden (gleicher Abend, gleiches Zimmer, gemeinsamer Zeitplan).

1. Öffnen Sie das Menü Klassengruppen.
2. Nutzen Sie den Abteilungsfilter, um die gewünschten Klassen anzuzeigen.
3. Wählen Sie mindestens zwei Klassen aus.
4. Klicken Sie auf Gruppe erstellen. Die Gruppe erscheint nun als gemeinsame Zeile in der Planungsansicht.
5. Um eine Gruppe aufzulösen, klicken Sie auf das Löschsymbol (nur vor Beginn der Anmeldephase möglich).

3. Planung der Abende (admin_doyens.php)

1. Öffnen Sie das Menü Verwaltung Vorsteher.
2. Wählen Sie Ihre Abteilung im Dropdown-Filter (die Auswahl bleibt während Ihrer gesamten Sitzung gespeichert).
3. Für jede Klasse bzw. Gruppierung:
   • Abend 1 (Pflicht) : Wählen Sie Datum und Zimmer.
   • Abend 2 (Fakultativ) : Bei Klassen mit hoher Lernendenzahl klicken Sie auf Zweiten Abend hinzufügen, um ein zweites Datum samt Zimmer einzuteilen.
   • Anwesende Lehrpersonen : Haken Sie alle Lehrpersonen an, die an diesem Abend anwesend sind.
4. Automatische Konflikterkennung :
   • 🔴 Zimmerkonflikt : Das System verhindert sowohl im Browser als auch serverseitig, dass zwei Klassen am selben Abend demselben Zimmer zugewiesen werden.
   • ⚠️ Lehrpersonenkonflikt : Ein oranger Warnhinweis weist darauf hin, falls eine Lehrperson am selben Abend in mehreren unterschiedlichen Zimmern eingeteilt wurde.
5. Speichern Sie Ihre Änderungen über die schwebende Leiste oder die Schaltfläche Speichern.

B. Lehrpersonen

Bereich Lehrpersonen (modif_enseignants.php)

Der Zugang steht zur Verfügung, sobald die Phase 2 durch die Leitung freigegeben ist.

1. Melden Sie sich mit Ihrem gewohnten EPAI / GIBS Schulkonto an.
2. Klicken Sie auf Lehrpersonen.
3. Ihre Klassen des 1. Lehrjahres (sowie Ihnen explizit durch die Dekane zugewiesene Klassen) werden übersichtlich dargestellt.
4. Für jeden eingeteilten Abend sehen Sie das 15-Minuten-Zeitfensterraster:
   • Frei (Grün) : Zeitfenster ist für die Eltern buchbar.
   • Besetzt (Rot) : Ein Elternteil hat bereits gebucht. Vor- und Nachname des Lernenden werden angezeigt.
   • Gesperrt (Grau) : Das Zeitfenster ist für eine Pause oder interne Besprechung reserviert.
5. Aktionen :
   • 🚫 Sperren : Klicken Sie auf Sperren, um ein Fenster für die Online-Buchung zu blockieren.
   • ➕ Lernenden eintragen : Bei direkter telefonischer Absprache mit Eltern können Sie den gewünschten Lernenden aus der Klassenliste auswählen und sofort fest auf ein Zeitfenster buchen.
   • 🗑️ Freigeben / Löschen : Hebt eine Sperre oder Voranmeldung wieder auf.

C. Eltern & Lernende

Öffentliches Anmeldeportal (index.php)

Der Zugang wird mit der Aktivierung der Phase 3 freigeschaltet.

1. Rufen Sie die Startseite der Anwendung auf (öffentlich ohne Schulkonto zugänglich).
2. Anmeldung : Geben Sie den im Einladungsschreiben genannten Zugangscode ein (AHV-Nummer mit oder ohne Punkte).
3. Angezeigte Angaben :
   • Name und Vorname der lernenden Person.
   • Offizielle Berufsbezeichnung (wird auf Deutsch angezeigt).
   • Klasse und anwesende Lehrpersonen.
   • Datum, Zeitrahmen und Zimmer des Elternabends.
4. Zeitfenster auswählen :
   • Übersicht der verfügbaren 15-minütigen Termine.
   • Klicken Sie auf ein freies, grünes Zeitfenster mit der Beschriftung Verfügbar.
5. Bestätigungsfenster :
   • Überprüfen Sie die Daten (Lernende Person, Datum, Zimmer, Uhrzeit).
   • (Optional) Tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse ein.
   • Klicken Sie auf Reservation bestätigen.
6. Bestätigung & Kalendereintrag :
   • Das Zeitfenster wird blau markiert mit dem Hinweis Ihr Termin.
   • Wenn eine E-Mail angegeben wurde, wird umgehend eine Bestätigung mit beigefügter .ics-Datei verschickt, mit der der Termin in Outlook, Apple Mail oder Google Calendar übernommen werden kann.
7. Änderung / Stornierung : Bei Verhinderung können Sie sich jederzeit erneut mit dem Code anmelden, den bestehenden Termin stornieren und einen neuen freien Termin wählen.

D. Sekretariat & Schulleitung

1. Schnellsuche nach Lernenden (search.php)

Während der Anmeldephase oder am Elternabend selbst:

1. Öffnen Sie die Seite Suche und Ausdrucke.
2. Geben Sie die ersten Buchstaben des Namens, Vornamens oder die AHV-Nummer ein.
3. Die Ergebnisliste zeigt sofort:
   • Lernende Person und Klasse.
   • Reservationsstatus (Uhrzeit, Datum und Zimmer).
   • Eventuell hinterlegte E-Mail-Adresse.

2. Tageslisten drucken (classes_print.php)

1. Klicken Sie auf 🖨️ Tagesliste drucken.
2. Es öffnet sich eine druckoptimierte A4-Ansicht:
   • Gruppiert nach Abenden (Datum).
   • Für jedes Zimmer und jede Klasse: anwesende Lehrpersonen sowie die vollständige chronologische Liste aller gebuchten Termine mit den Namen der erwarteten Lernenden.
   • Ideal als Aushang an den Zimmertüren und Arbeitsunterlage für Lehrpersonen.

📌 4. Geschäftsregeln & Wichtige Hinweise