Ce guide présente le fonctionnement complet et l'organisation de l'application Soirée des parents de l'EPAI / GIBS. Il décrit le déroulement structuré en 3 phases, le rôle de chaque intervenant, les règles de gestion et les bonnes pratiques d'utilisation.
L'application fait intervenir 4 catégories d'acteurs :
| Profil / Rôle | Accès & Authentification | Responsabilités & Actions principales |
|---|---|---|
Doyens & Direction (direction) |
Authentification Microsoft 365 (SSO) | • Configuration globale de l'événement et choix de la semaine des soirées. • Gestion indépendante de l'ouverture/fermeture des phases 2 et 3. • Regroupement des classes partageant un même horaire/salle. • Attribution des dates (Soirée 1 et Soirée 2 facultative), des salles et des enseignants présents. • Contrôle des conflits de salles et d'enseignants. • Réinitialisation annuelle des données. |
Enseignants (teacher) |
Authentification Microsoft 365 (SSO) | • Consultation des classes de 1re année (ou assignées) dont ils ont la charge. • Visualisation de la grille horaire des créneaux (15 minutes). • Blocage de créneaux indisponibles (pauses, entretiens particuliers). • Inscription manuelle d'élèves (en cas de demande directe ou difficulté d'accès). • Annulation / déblocage de créneaux. |
| Parents & Élèves (Public) | Code individuel reçu par courrier (Code / n° AVS) | • Connexion sécurisée sans compte Microsoft sur le portail public. • Visualisation de la date, de la salle et des enseignants de la classe. • Réservation en temps réel d'un créneau horaire disponible. • Saisie facultative d'une adresse e-mail pour recevoir une confirmation avec invitation calendrier ( .ics).• Consultation et annulation de son rendez-vous. |
Secrétariat (secretariat, direction) |
Authentification Microsoft 365 (SSO) | • Recherche instantanée d'un élève par nom, prénom ou n° AVS pour renseigner les familles. • Visualisation des détails de réservation (date, salle, heure, statut). • Impression des plannings journaliers et listes d'émargement par salle et par classe. |
Le système repose sur un cycle de vie rigoureux en 3 phases séquentielles ou indépendantes configurables depuis le menu Paramètres :
%%{init: {
'theme': 'base',
'themeVariables': {
'fontSize': '12px'
},
'flowchart': {
'nodeSpacing': 20,
'rankSpacing': 25,
'curve': 'basis'
}
}}%%
flowchart TD
subgraph Phase1 ["Phase 1 : Planification par les Doyens"]
A[Configuration de la semaine de soirée] --> B[Regroupements éventuels de classes]
B --> C[Attribution des dates Soirée 1 & 2, des salles et des enseignants]
C --> D[Contrôle automatique des conflits de salles & enseignants]
end
subgraph Phase2 ["Phase 2 : Préparation par les Enseignants"]
E[Ouverture du toggle Espace Enseignants] --> F[Connexion des enseignants sur modif_enseignants.php]
F --> G[Blocage des créneaux de pause / réunions spécifiques]
G --> H[Inscriptions préalables d'élèves si convenu en direct]
end
subgraph Phase3 ["Phase 3 : Inscription Parents & Élèves"]
I[Ouverture du toggle Portail Inscriptions] --> J[Connexion publique par code AVS sur index.php]
J --> K[Réservation du créneau de 15 min + confirmation ICS]
K --> L[Verrouillage automatique des dates, salles, groupes et rollover]
end
subgraph Cloture ["Phase Finale : Déroulement & Secrétariat"]
M[Consultation & assistance téléphonique par le Secrétariat]
N[Impression des plannings journaliers par salle]
end
Phase1 --> Phase2
Phase2 --> Phase3
Phase3 --> Cloture
Dès que la Phase 3 (Inscription) est activée, des verrous de sécurité s'enclenchent automatiquement pour préserver l'intégrité des rendez-vous déjà pris par les familles :
admin_doyens.php, les sélecteurs de dates et de salles sont désactivés. Seules les modifications de composition d'enseignants restent autorisées.group_classes.php, la création et la dissolution de groupes sont bloquées.admin_settings.php, la modification de la semaine de soirée est verrouillée.admin_settings.php)[!TIP] Réinitialisation annuelle (Rollover) : En début d'année scolaire, le bouton Nettoyer et réinitialiser les données de l'année précédente permet en un clic de :
- Reconduire pour chaque classe le même jour de la semaine configuré l'année passée en l'appliquant aux nouvelles dates.
- Retirer automatiquement les enseignants qui n'enseignent plus dans la classe (synchronisation avec teachers_onboarding).
- Purger l'ensemble des rendez-vous enregistrés l'an passé. Ce bouton est automatiquement bloqué dès que la phase d'inscription est active.
group_classes.php)Certaines classes partagent les mêmes enseignants ou suivent un cursus en commun et doivent être reçues ensemble (même salle, même date, même horaire).
admin_doyens.php)modif_enseignants.php)L'accès est ouvert dès l'activation de la Phase 2 par la direction.
index.php)L'accès public s'ouvre dès l'activation de la Phase 3.
.ics permettant d'ajouter directement l'événement dans Outlook, Apple Mail ou Google Calendar.search.php)En période d'inscriptions ou le soir même de l'événement :
classes_print.php)| Thème | Règle appliquée |
|---|---|
| Durée des créneaux | Tous les créneaux ont une durée standard de 15 minutes (ex. 17:00, 17:15, 17:30...). |
| Unicité de réservation | Un élève ne peut avoir qu'une seule réservation active par classe afin d'assurer l'équité entre familles. |
| Réservation concurrente | Le système vérifie en base de données au moment de la validation que le créneau n'a pas été sélectionné simultanément par un autre parent. |
| Bilinguisme (FR / DE) | L'application est bilingue français/allemand. Les libellés d'interface, messages, statuts et intitulés officiels des professions s'adaptent automatiquement selon la langue choisie. |
| Fichier calendrier (.ics) | L'e-mail de confirmation génère une invitation conforme aux normes iCalendar avec rappel automatique, description des enseignants et localisation de la salle à l'EPAI. |
| Périmètre des classes | L'organisation de la soirée des parents concerne en priorité les classes de 1re année de formation (annee_formation = 1). |