Benutzeranleitung – Anwendung „PTI“ (Interne Arbeitspläne)

Diese umfassende Anleitung beschreibt die Funktionsweise der Anwendung PTI (Lehrpläne / Interne Arbeitspläne) der EPAI / GIBS. Sie erläutert alle Benutzerabläufe, von der öffentlichen Einsicht in die Lehrpläne über das Hochladen von Dokumenten und externen Links bis hin zum hierarchischen Validierungs-Workflow durch die Abteilungsvorsteher (Vorsteher) und dem Massenimport.

👥 1. Benutzerprofile & Zugriffsrechte

Die Anwendung basiert auf 4 Zugriffs- und Verantwortungsebenen:

🔄 2. Übersicht des Workflows (Lebenszyklus eines PTI-Dokuments)

Das folgende Diagramm veranschaulicht den vollständigen Ablauf eines Dokuments oder externen Links von der Einreichung bis zur offiziellen Veröffentlichung oder Archivierung:

%%{init: {
  'theme': 'base',
  'themeVariables': {
    'fontSize': '12px'
  },
  'flowchart': {
    'nodeSpacing': 20,
    'rankSpacing': 25,
    'curve': 'basis'
  }
}}%%
flowchart TD
    A["Autor: Wahl des Ressourcentyps
(Word- + PDF-Dateien ODER externer Link)"] --> B["Einreichungsformular: Auswahl von Beruf,
Fach, Ausbildungszeitpunkt und Gültigkeit"]
    B --> C{"Wer reicht den PTI ein?"}

    C -- "Zuständiger Abteilungsvorsteher" --> D["⚡ Direkte sofortige Veröffentlichung
(Status: Validiert / Online)"]
    C -- "Lehrperson / Andere Beteiligte" --> E["⏳ Status: Wartet auf Validierung
Automatische E-Mail-Benachrichtigung an den Vorsteher"]

    E --> F["Vorsteher: Prüfung im Validierungsportal
(validation.php)"]

    F --> G{"Entscheidung des Vorstehers"}
    G -- "✅ Genehmigung" --> H["Sofortige offizielle Veröffentlichung
+ E-Mail-Benachrichtigung an die Lehrperson"]
    G -- "❌ Überarbeitung angefordert" --> I["Status: Überarbeitung angefordert
+ E-Mail mit Begründung an die Lehrperson"]

    I --> J["Lehrperson: Einreichung einer korrigierten Version
(Neuer Upload)"]
    J --> E

    D --> K["Öffentliche Einsicht (index.php)
Anzeige, PDF-Vorschau & Download"]
    H --> K

    K --> L{"Entwicklung des Fachs / Lehrgangs"}
    L -- "Neuer PTI für dasselbe Fach" --> M["Automatische Versionierung
(Historie von bis zu 3 Versionen)"]
    L -- "Ende der Gültigkeit / Veralteter Plan" --> N["Archivierung (Vorsteher / Schulleitung)
Aus der öffentlichen Ansicht entfernt"]
    N -- "Späterer Bedarf" --> O["Dearchivierung / Wiederherstellung"]
    O --> K

📖 3. Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Öffentliche Einsicht & Suche (index.php)

Die Startseite ist ohne besondere Voraussetzungen zugänglich und versammelt alle aktuell aktiven und validierten internen Arbeitspläne.

1. Filterbereich & Schnellsuche:

   • Stichwortsuche: Geben Sie eine Fachbezeichnung, ein Stichwort oder einen Abteilungsnamen ein, um die Liste sofort zu filtern.
   • Filter Beruf: Schränkt die Anzeige auf einen bestimmten Ausbildungsberuf ein.
   • Filter Abteilung: Isoliert die Berufe einer bestimmten Abteilung (z. B. Gewerbe, Technik, Tertiärbereich...).
   • Schaltfläche 🔄 Zurücksetzen: Setzt alle Filterkriterien auf die Ausgangswerte zurück.

2. Gruppierte Anzeige nach Beruf (Akkordeon-Stil):

   • Die Dokumente werden automatisch nach Beruf gruppiert und in alphabetischer Reihenfolge sortiert.
   • Standardmässig sind die Gruppen eingeklappt, um eine übersichtliche und aufgeräumte Ansicht zu gewährleisten.
   • Klicken Sie auf die Kopfzeile eines Berufs (oder nutzen Sie die Schaltflächen ⊞ Alle aufklappen / ⊟ Alle zuklappen), um die zugehörigen PTI einzublenden.
   • Jede Kopfzeile zeigt den Berufsnamen, die zugehörige Abteilung, die Unterrichtssprache (FR oder DE) sowie die Anzahl der verfügbaren Dokumente an.

3. Verfügbare Aktionen pro Dokument:

   • 👁️ PDF-Vorschau: Öffnet den interaktiven PDF-Betrachter direkt in einem Vollbild-Modal, ohne die Seite zu verlassen.
   • 📥 PDF: Lädt das Dokument direkt im PDF-Format herunter.
   • 📥 Word (falls berechtigt): Lädt die bearbeitbare .docx-Quelldatei herunter.
   • 🔗 Link öffnen (bei Online-Ressourcen): Öffnet die externe Website bzw. das Dokument in einem neuen, sicheren Tab.

Schritt 2: Einreichung eines PTI (depot.php)

Auf der Einreichungsseite können neue interne Arbeitspläne hinzugefügt werden, sei es als digitale Dateien oder als Online-Link.

1. Identifikation von Beruf & Abteilung

• Betroffener Beruf: Wählen Sie den Hauptberuf aus, für den der Plan gilt.
• Abteilung & zuständiger Vorsteher: Die Anwendung ermittelt automatisch die zuständige Abteilung sowie die/den zuständige/n Abteilungsvorsteher (Vorsteher).
• Automatisches Status-Banner:
  • Wenn Sie der Vorsteher dieser Abteilung sind: Ein grünes Banner ⚡ Direkte Veröffentlichung bestätigt, dass das Dokument sofort ohne zusätzliche Genehmigung online gestellt wird.
  • Wenn Sie Lehrperson sind: Ein Banner 🏛️ Obligatorische Bestätigung durch den Abteilungsvorsteher weist darauf hin, dass nach dem Absenden automatisch eine Validierungs-E-Mail an den Verantwortlichen geschickt wird.
• Mit weiteren Berufen verknüpfen (Mehrfachauswahl): Gilt derselbe PTI für mehrere Berufe derselben Abteilung, markieren Sie einfach die entsprechenden Berufs-Badges (alphabetisch sortiert). Für jeden ausgewählten Beruf wird automatisch ein Eintrag angelegt.

2. Wahl des Ressourcentyps

Die Anwendung bietet zwei verschiedene Einreichungsmodi:

Option A: Physisches Dokument (Word und PDF)

1. Massen-Upload (Multi-Upload):
   • Ziehen Sie alle Ihre Word- (.docx) und PDF-Dateien (.pdf) per Drag-and-Drop in den Upload-Bereich (z. B. alle Semester 1 bis 8 eines Ausbildungszyklus).
   • Die Anwendung ordnet Dateien mit ähnlichem Namen automatisch als Word/PDF-Paare zu.
2. Tabellarische Konfiguration:
   • Passen Sie für jede Zeile das Unterrichtsfach, den Ausbildungszeitpunkt (1. bis 4. Lehrjahr, Semester 1 bis 8 oder Gesamte Ausbildung) und die Gültigkeitsdauer an (z. B. 2024-2025 bis Ohne Begrenzung).
   • 🪄 Zeitspar-Tipp: Klicken Sie auf Auf alle Zeilen anwenden, um die Fachbezeichnung der ersten Zeile mit einem Klick für alle weiteren Zeilen des Stapels zu übernehmen.

Option B: Externer Link (Website oder freigegebenes Online-Dokument)

1. Bezeichnung & URL: Geben Sie den Namen des Fachs ein und fügen Sie die vollständige URL der Website oder des Dokuments ein (z. B. offizieller SharePoint-Link, Lernplattform etc.).
2. Zeitraum & Gültigkeit: Legen Sie den Ausbildungszeitpunkt und die betreffenden Schuljahre fest.

Schritt 3: Persönliche Verwaltung & Zuweisung („Meine Dokumente“ – mes_documents.php)

Der Bereich Meine Dokumente ermöglicht es Ihnen, Ihre Dokumente zu verwalten, den Fortschritt der Validierung zu verfolgen und Wartungsarbeiten durchzuführen.

1. An die Benutzerrolle angepasste Ansicht:

   • Lehrperson: Sieht alle eigenen Einreichungen.
   • Abteilungsvorsteher: Sieht die Dokumente von „Meine Abteilung“ (Meine Abteilung) sowie die eigenen Einreichungen. Ein deutliches Badge zeigt die Namen der betreuten Abteilungen an.
   • Schulleitung / Admin: Sieht den gesamten Kurskatalog der Schule.

2. Statusverfolgung & Badges:

   • 🟢 Validiert (Online): Das Dokument wurde genehmigt und ist öffentlich sichtbar.
   • 🟠 Wartet auf Validierung: Das Dokument wurde eingereicht und wartet auf die Entscheidung des Vorstehers.
   • 🔴 Überarbeitung angefordert: Der Vorsteher hat das Dokument abgelehnt und die Entscheidung begründet (beim Überfahren mit der Maus sichtbar oder in der erhaltenen E-Mail nachzulesen).
   • ⚪ Archiviert: Dokument aus der öffentlichen Einsicht entfernt, bleibt jedoch in der internen Historie einsehbar.

3. Versionshistorie (v1, v2, v3):

   • Klicken Sie auf die Schaltfläche 📜 Historie (x Versionen), um frühere Versionen desselben Fachs aufzuklappen.
   • Sie können jederzeit eine frühere Version herunterladen oder eine alte Datei wiederherstellen.

4. Erweiterte Aktionen & Neuzuweisung (Vorsteher & Administratoren):

   • 👤 Autor neu zuweisen (einzeln): Ermöglicht die Übertragung der Verantwortung für einen PTI auf eine beliebige andere Lehrperson der Schule (über die Seite edit.php oder das entsprechende Dialogfenster).
   • 👥 Massen-Zuweisung: Wählen Sie mehrere PTI über die Kontrollkästchen links aus und klicken Sie in der oberen Leiste auf Massen-Zuweisung..., um mehrere Fächer in einem einzigen Arbeitsschritt neu zuzuordnen.
   • 📦 Archivieren / Dearchivieren: Macht einen Kurs für die Öffentlichkeit unsichtbar, ohne ihn zu löschen.
   • ✏️ Bearbeiten (edit.php): Ermöglicht die Korrektur von Fachbezeichnung, Gültigkeitsdauer oder das Ersetzen der hinterlegten Dateien.

Schritt 4: Validierungsportal für Abteilungsvorsteher (validation.php)

Dieses Portal ist den Abteilungsvorstehern (Abteilungsvorsteher) und der Schulleitung vorbehalten und bündelt alle Genehmigungsanträge.

1. Registerkarten-Navigation:
   • 🔔 Ausstehende Validierungen: Listet alle frisch von den Lehrpersonen Ihrer Abteilungen eingereichten Dokumente auf.
   • ✅ Online validierte Dokumente: Alle aktuell genehmigten und öffentlich einsehbaren Dokumente.
   • 📁 Archive und Abweisungen: Historie archivierter oder zur Überarbeitung zurückgesendeter PTI.

2. Bewertungsverfahren:
   • Klicken Sie auf 👁️ Vorschau, um den pädagogischen Inhalt des PDF-Dokuments zu prüfen.
   • Genehmigen und veröffentlichen: Validiert das Dokument. Eine Bestätigungs-E-Mail wird sofort an die verfassende Lehrperson gesendet und der PTI wird auf index.php öffentlich sichtbar.
   • Überarbeitung anfordern: Ein Dialogfenster fordert Sie auf, den Grund für die Ablehnung einzugeben (z. B. Plan nicht konform mit dem neuen Lehrplan, Datumsfehler, Layout). Die Lehrperson erhält umgehend eine E-Mail mit Ihren ausführlichen Anmerkungen und einem direkten Link, um eine korrigierte Version hochzuladen.

Schritt 5: Massenimport-Modul (import.php – Schulleitung / Admin)

Werkzeug für Administratoren zur Einbindung umfangreicher PTI-Bestände bei der Inbetriebnahme oder bei umfassenden Lehrplanreformen.

1. Legen Sie die Word- und PDF-Dateien im Unterordner import_fichiers/ des Servers ab und beachten Sie dabei die offizielle Namenskonvention:
   <Berufe>;<Fach>;<Optionaler_Zeitpunkt>.docx und .pdf.
2. Der Algorithmus analysiert und extrahiert automatisch:
   • Die entsprechenden Berufe (Suche nach Code oder vollständiger Bezeichnung FR/DE).
   • Das standardisierte Unterrichtsfach.
   • Den Ausbildungszeitpunkt (Erkennung von Begriffen wie 1. Lehrjahr, Semester 3, Zyklus...).
3. Nutzen Sie die Schaltfläche Simulationsmodus, um die Zuordnungen zu überprüfen, ohne die Datenbank zu verändern.
4. Starten Sie den endgültigen Import, um die Dokumente automatisiert zu veröffentlichen oder in den Validierungsstatus zu versetzen.

📌 4. Best Practices & Geschäftsregeln

1. Komplementarität von Word und PDF:
   Bei jeder Einreichung physischer Dokumente ist das gleichzeitige Hochladen einer Word-Datei (.docx) und einer PDF-Datei (.pdf) obligatorisch. Das PDF gewährleistet eine reibungslose und originalgetreue Ansicht für alle Nutzergruppen, während das Word-Dokument als bearbeitbare Vorlage für das Lehrkräfteteam gesichert wird.
2. Sinnvoller Einsatz externer Links:
   Verwenden Sie externe Links bevorzugt für Lehrmittel und Referenzdokumente auf kollaborativen Plattformen (SharePoint, offizielle Bundesplattformen SDBB / SBFI), die häufig aktualisiert werden.
3. Versionsbegrenzung (maximal 3 Versionen):
   Für jede eindeutige Kombination aus (Beruf + Fach + Zeitraum) speichert die Anwendung automatisch bis zu maximal 3 aktive Versionen. Beim Hochladen einer 4. Version wird die älteste archivierte Version automatisch entfernt, um den Serverspeicher zu schonen.
4. Vollständige Zweisprachigkeit:
   Die Benutzeroberfläche passt sich in Echtzeit der gewählten Sprache an (FR / DE). In zweisprachigen Tabellen sind die Begriffe harmonisiert (z. B. heisst die Spalte auf Deutsch einheitlich Fach und die Abteilungsverantwortlichen werden als Abteilungsvorsteher bezeichnet).

🗺️ 5. Übersicht der empfohlenen Screenshots

Zur Fertigstellung Ihres visuellen Leitfadens finden Sie hier die zusammenfassende Liste der 8 empfohlenen Screenshots: