Tutoriel d'Utilisation – Application "PTI" (Programmes de Travail Internes)

Ce guide complet présente le fonctionnement de l'application PTI (en allemand : Lehrpläne / Interne Arbeitspläne) de l'EPAI / GIBS. Il décrit l'ensemble des parcours utilisateurs, de la consultation publique des programmes de cours jusqu'au dépôt de documents et liens externes, en passant par le circuit de validation hiérarchique par les doyens / chefs de section (Vorsteher) et l'importation de masse.

👥 1. Les Profils Utilisateurs & Droits d'Accès

L'application s'articule autour de 4 niveaux d'accès et de responsabilités :

🔄 2. Aperçu du Workflow (Cycle de Vie d'un Document PTI)

Le schéma ci-dessous illustre le cycle complet d'un document ou lien externe, depuis son dépôt jusqu'à sa publication officielle ou son archivage :

%%{init: {
  'theme': 'base',
  'themeVariables': {
    'fontSize': '12px'
  },
  'flowchart': {
    'nodeSpacing': 20,
    'rankSpacing': 25,
    'curve': 'basis'
  }
}}%%
flowchart TD
    A["Auteur : Choix du type de ressource
(Fichiers Word + PDF OU Lien externe)"] --> B["Formulaire de dépôt : Choix de profession,
branche, moment de formation et validité"]
    B --> C{"Qui dépose le PTI ?"}

    C -- "Doyen responsable de la section" --> D["⚡ Publication directe immédiate
(Statut : Validé / En ligne)"]
    C -- "Enseignant / Autre intervenant" --> E["⏳ Statut : En attente de validation
Notification e-mail automatique au doyen"]

    E --> F["Doyen : Examen dans le Portail de validation
(validation.php)"]

    F --> G{"Décision du Doyen"}
    G -- "✅ Approbation" --> H["Publication officielle immédiate
+ Notification e-mail à l'enseignant"]
    G -- "❌ Modifications demandées" --> I["Statut : Modifications demandées
+ E-mail d'explications envoyé à l'enseignant"]

    I --> J["Enseignant : Dépôt d'une version corrigée
(Nouvelle soumission)"]
    J --> E

    D --> K["Consultation publique (index.php)
Affichage, prévisualisation PDF & téléchargement"]
    H --> K

    K --> L{"Évolution du cours"}
    L -- "Nouveau PTI pour le même cours" --> M["Versioning automatique
(Conservation historique jusqu'à 3 versions)"]
    L -- "Fin de validité / Programme caduc" --> N["Archivage (Doyen / Direction)
Sortie de la consultation publique"]
    N -- "Besoin ultérieur" --> O["Désarchivage / Restauration"]
    O --> K

📖 3. Guide Étape par Étape

Étape 1 : Consultation Publique & Recherche (index.php)

Accessible sans prérequis particulier, la page d'accueil rassemble tous les programmes de travail internes actuellement actifs et validés.

1. Zone de filtrage & Recherche rapide :

   • Recherche par mot-clé : Saisissez un intitulé de branche, un mot-clé ou un nom de section pour filtrer instantanément la liste.
   • Filtre Profession : Restreint l'affichage à une filière précise.
   • Filtre Section : Isole les métiers d'une section spécifique (ex. Artisanat, Technique, Tertiaire...).
   • Bouton 🔄 Réinitialiser : Rétablit l'ensemble des critères initiaux.

2. Affichage groupé par profession (Style accordéon) :

   • Les documents sont automatiquement regroupés par métier et triés par ordre alphabétique.
   • Par défaut, les groupes sont repliés pour offrir une vue synthétique et aérée.
   • Cliquez sur la ligne d'en-tête d'un métier (ou utilisez les boutons généraux ⊞ Tout déplier / ⊟ Tout replier) pour révéler les PTI rattachés.
   • Chaque ligne d'en-tête indique le nom du métier, sa section d'appartenance, sa langue d'enseignement (FR ou DE) et le nombre de documents disponibles.

3. Actions disponibles par document :

   • 👁️ Aperçu PDF : Ouvre le lecteur interactif directement dans une fenêtre modale plein écran, sans quitter la page.
   • 📥 PDF : Télécharge directement le document au format PDF.
   • 📥 Word (si autorisé) : Télécharge la version source modifiable .docx.
   • 🔗 Accéder au lien (pour les ressources de type lien) : Ouvre le site ou document externe dans un nouvel onglet sécurisé.

Étape 2 : Dépôt d'un PTI (depot.php)

La page de dépôt permet d'ajouter un nouveau programme de travail interne, qu'il s'agisse de fichiers numériques ou d'un lien en ligne.

1. Identification du Métier & Section

• Profession concernée : Sélectionnez la filière principale d'application.
• Section & Doyen responsable : L'application détecte automatiquement la section de rattachement ainsi que le doyen / chef de section (Vorsteher) référent.
• Bandeau de statut automatique :
  • Si vous êtes le doyen de cette section : un bandeau vert ⚡ Publication directe confirme que le document sera instantanément mis en ligne sans approbation supplémentaire.
  • Si vous êtes enseignant : un bandeau 🏛️ Obligatoire par le doyen / Abteilungsvorsteher indique qu'un e-mail de validation sera automatiquement envoyé au responsable dès la soumission.
• Associer à d'autres professions (Multi-filières) : Si le même PTI est partagé entre plusieurs métiers de la même section, cochez simplement les pastilles des professions complémentaires (triées par ordre alphabétique). Un exemplaire sera créé pour chacune d'elles.

2. Choix du Type de Ressource

L'application propose deux modes de dépôt distincts :

Option A : Document physique (Word et PDF)

1. Dépôt multiple par lot (Multi-upload) :
   • Glissez-déposez l'ensemble de vos fichiers Word (.docx) et PDF (.pdf) dans la boîte de téléversement (par exemple tous les semestres 1 à 8 d'un cycle).
   • L'application associe automatiquement les fichiers portant un nom similaire par couple Word/PDF.
2. Configuration en tableau :
   • Pour chaque ligne, ajustez la Branche d'enseignement, le Moment dans la formation (Année 1 à 4, Semestre 1 à 8 ou Cycle complet) et la Période de validité scolaire (ex. 2024-2025 jusqu'à Sans limite).
   • 🪄 Astuce gain de temps : Cliquez sur Appliquer la branche n°1 à tous pour dupliquer en un clic l'intitulé du premier cours sur toutes les autres lignes du lot.

Option B : Lien externe (Site web ou document partagé)

1. Intitulé & URL : Renseignez le nom de la branche et collez l'adresse URL complète du site ou du document (ex. lien SharePoint officiel, plateforme pédagogique, etc.).
2. Période & Validité : Définissez le moment de formation et les années scolaires concernées.

Étape 3 : Gestion Personnelle & Réassignation (« Mes Documents » – mes_documents.php)

L'espace Mes Documents permet de piloter vos documents, de vérifier l'avancement de leur approbation et d'effectuer des opérations de maintenance.

1. Vue adaptée au rôle de l'utilisateur :

   • Enseignant : Visualise l'ensemble de ses dépôts personnels.
   • Doyen de section : Visualise les documents de "Ma section" (Meine Abteilung) ainsi que ses propres dépôts. Un badge distinctif rappelle le nom des sections supervisées.
   • Direction / Admin : Visualise l'intégralité du catalogue d'établissement.

2. Suivi des statuts & Badges :

   • 🟢 Validé (En ligne) : Le document a été approuvé et est visible publiquement.
   • 🟠 En attente de validation : Le document a été déposé et attend la décision du doyen.
   • 🔴 Modifications demandées : Le doyen a refusé le document et a motivé sa décision (accessible au survol ou dans l'e-mail reçu).
   • ⚪ Archivé : Document retiré de la consultation publique tout en demeurant consultable dans l'historique interne.

3. Historique des versions (v1, v2, v3) :

   • Cliquez sur le bouton 📜 Historique (x versions) pour dérouler les versions précédentes d'un même cours.
   • Vous pouvez télécharger à tout moment une version antérieure ou restaurer un ancien fichier.

4. Actions avancées & Réassignation (Doyens & Administrateurs) :

   • 👤 Réassigner l'auteur (unitaire) : Permet de transférer la responsabilité d'un PTI à n'importe quel autre enseignant de l'établissement (via la page edit.php ou la fenêtre dédiée).
   • 👥 Assigner en masse : Cochez plusieurs PTI via les cases à cocher de gauche, puis cliquez sur Assigner en masse... dans la barre supérieure pour réattribuer plusieurs cours en une seule opération.
   • 📦 Archiver / Désarchiver : Rend un cours invisible du public sans le détruire.
   • ✏️ Modifier (edit.php) : Permet de corriger l'intitulé de branche, les dates de validité scolaire ou de remplacer les fichiers.

Étape 4 : Portail de Validation des Doyens (validation.php)

Réservé aux doyens de section (Abteilungsvorsteher) et à la direction, ce portail centralise les demandes d'approbation.

1. Navigation par onglets :
   • 🔔 Ausstehende Validierungen / En attente : Liste tous les documents fraîchement soumis par les enseignants de vos sections.
   • ✅ Validiert / Validés : Tous les documents actuellement approuvés et consultables publiquement.
   • 📁 Archive / Archives & Rejets : Historique des PTI archivés ou renvoyés en correction.

2. Procédure d'évaluation :
   • Cliquez sur 👁️ Aperçu pour contrôler le contenu pédagogique du document PDF.
   • Valider et mettre en ligne : Valide le document. Un e-mail de confirmation est immédiatement adressé à l'enseignant auteur et le PTI passe en statut public sur index.php.
   • Demander des modifications : Une fenêtre vous invite à saisir le motif du refus (ex. programme non conforme au nouveau plan d'études, erreurs de dates, mise en page). L'enseignant reçoit instantanément un courriel avec vos remarques détaillées et un lien direct pour redéposer une version corrigée.

Étape 5 : Module d'Importation en Masse (import.php – Direction / Admin)

Outil à destination des administrateurs pour intégrer de volumineuses collections de PTI lors de la mise en service ou lors de grandes réformes de plans d'études.

1. Déposez les fichiers Word et PDF dans le sous-dossier import_fichiers/ du serveur en respectant la nomenclature officielle :
   <Professions>;<Branche>;<Moment_Optionnel>.docx et .pdf.
2. L'algorithme analyse et extrait automatiquement :
   • Les métiers correspondants (recherche par code ou intitulé complet FR/DE).
   • La branche d'enseignement normalisée.
   • Le moment de formation (détection des termes Année 1, Semestre 3, Cycle...).
3. Utilisez le bouton Mode Simulation pour vérifier les correspondances sans modifier la base de données.
4. Lancez l'importation définitive pour publier ou mettre en attente les documents de façon automatisée.

📌 4. Bonnes Pratiques & Règles Métier

1. Complémentarité Word / PDF :
   Pour tout dépôt de document physique, le téléversement conjoint d'un fichier Word (.docx) et d'un fichier PDF (.pdf) est obligatoire. Le PDF assure une consultation fluide et fidèle pour tous les publics, tandis que le document Word est préservé comme archive modifiable pour les équipes enseignantes.
2. Usage judicieux des liens externes :
   Privilégiez les liens externes pour les référentiels hébergés sur des plateformes collaboratives (SharePoint, sites officiels fédéraux CSFO / SEFRI) dont la mise à jour est fréquente.
3. Plafond de versioning (3 versions) :
   Pour chaque combinaison unique (Profession + Branche + Période), l'application conserve automatiquement jusqu'à 3 versions actives maximum. Lors du dépôt d'une 4e version, la plus ancienne version archivée est automatiquement purgée pour éviter l'encombrement du serveur.
4. Bilinguisme intégral :
   L'interface s'adapte en temps réel à la langue sélectionnée (FR / DE). Dans les tableaux bilingues, les termes sont harmonisés (ex. en allemand, la colonne porte le libellé unique Fach et les responsables de section sont désignés par Abteilungsvorsteher).

🗺️ 5. Récapitulatif des Emplacements de Captures d'Écran

Pour finaliser votre guide visuel, voici la liste synthétique des 8 captures recommandées :