Tutoriel d'Utilisation – Application "GPAS" (Groupe Pédagogique d'Accompagnement et de Soutien)

Ce guide présente le fonctionnement complet de l'application GPAS (en allemand : GSF – Gewerbliche Stütz- und Förderkurse) de l'EPAI. Il décrit le processus pas à pas, de la gestion administrative des cours et des inscriptions jusqu'au suivi pédagogique individualisé et à la gestion quotidienne des présences.

👥 1. Les Profils Utilisateurs (Acteurs du Processus)

L'application fait intervenir 3 niveaux d'accès et de responsabilités :

Rôle Description & Responsabilités
Enseignant GPAS (Référent / Formateur) Accède à la liste des Personnes En Formation (PEF) inscrites dans ses cours. Complète et actualise la fiche détaillée de l'élève (contact entreprise, disponibilités, choix de l'organisation sur temps libre ou temps de travail, enseignant référent). Saisit les suivis pédagogiques (entretiens, remarques, bilans) et téléverse les documents annexes. Gère les présences à chaque séance, déclenchant l'envoi immédiat des e-mails d'absence aux répondants en entreprise. Peut modifier le cours d'un élève, le transférer à l'année suivante ou le désactiver temporairement.
Superutilisateur GPAS (gpas_su) Dispose de l'ensemble des droits enseignants, et assure en plus le pilotage administratif : inscription de nouvelles PEF via le moteur de recherche (interrogeant l'annuaire de l'école / ISA), suppression définitive d'inscriptions, définition et paramétrage des cours GPAS (horaires, jours, intitulés bilingues FR/DE), gestion du calendrier scolaire (dates globales des cours, vacances scolaires, jours fériés et duplication annuelle), ainsi que la modération de l'ensemble des suivis.
Webmaster / Administrateur Accède à l'outil d'importation en masse (import.php) pour l'initialisation ou la mise à jour par fichier CSV des cohortes d'élèves, classes et affectations d'entreprises.

🔄 2. Aperçu du Workflow (Cycle de Vie d'un Dossier PEF)

%%{init: {
  'theme': 'base',
  'themeVariables': {
    'fontSize': '12px'
  },
  'flowchart': {
    'nodeSpacing': 20,
    'rankSpacing': 25,
    'curve': 'basis'
  }
}}%%
flowchart TD
    A["Superutilisateur : Paramétrage des cours & du calendrier
(courses.php & holidays.php)"] --> B["Superutilisateur : Inscription de la PEF à un cours
(Recherche dans l'école)"]
    B --> C["Enseignant GPAS : Complétion de la Fiche PEF
Contact entreprise, Enseignant référent, Organisation"]
    C --> D{"Profil complet ?"}
    D -- Non --> E["Alerte : Profil incomplet
(Pas d'envoi possible d'avis d'absence)"]
    D -- Oui --> F["PEF opérationnelle dans le cours"]
    F --> G["Séances hebdomadaires : Saisie des présences
(presences.php)"]
    G --> H{"Statut de la PEF"}
    H -- "Présente (vert)" --> I["Présence enregistrée"]
    H -- "Absente (rouge)" --> J["Enregistrement de l'absence
+ Notification e-mail immédiate à l'entreprise (CC Référent)"]
    F --> K["Suivi Pédagogique continu
(Entretiens, Remarques, Bilans d'étape)"]
    K --> L{"Décision lors du Bilan"}
    L -- "Poursuite" --> F
    L -- "Arrêt" --> M["Désactivation de la PEF
(Mise en lecture seule / Archive)"]
    F --> N{"Fin d'année scolaire"}
    N -- "Reconduction" --> O["Transfert vers l'année suivante
(Bouton ⏩)"]
    N -- "Fin de soutien" --> M

📖 3. Processus Détaillé Étape par Étape

Étape 1 : Tableau de Bord & Gestion des PEF (index.php)

Dès votre connexion à l'application, vous arrivez sur le tableau de bord principal Gestion des PEF.

  1. Barre de filtrage supérieur :
  2. Inscription d'une nouvelle PEF (Réservé aux Superutilisateurs) :
  3. Lecture du tableau des élèves inscrits :
  4. Actions rapides disponibles par élève :
Bouton Action Description
📁 Dossier Ouvre la fiche individuelle complète de la PEF (coordonnées, disponibilités, entretiens, bilans).
🔄 Modif. cours Permet de transférer immédiatement l'élève vers un autre cours actif de l'année courante (ex. changement de jour ou d'horaire).
⏩ Transf. année suiv. Reconduit l'élève dans le cours de soutien pour l'année scolaire suivante. Une fois l'action réalisée, le badge vert ✅ Déjà transféré confirme le report.
⏸️ / ▶️ Désact. / Réact. Met l'élève en mode pause / inactif (lecture seule sans suppression de données) ou le réactive au sein du cours.
🗑️ Suppr. (SU) Supprime définitivement l'inscription de l'élève à ce cours pour l'année scolaire sélectionnée.

Étape 2 : Fiche Détaillée & Suivi Pédagogique (student.php)

Cliquez sur l'icône 📁 Dossier d'une ligne d'élève pour ouvrir sa fiche détaillée.

1. Informations Administratives & Organisationnelles

2. Saisie d'un Nouveau Suivi Pédagogique

Dans le panneau d'ajout de suivi :

3. Historique & Timeline Pédagogique

Étape 3 : Gestion des Présences & Notifications d'Absence (presences.php)

Dans le menu supérieur, cliquez sur Présences.

1. Détection Automatique et Sélection du Cours

2. Calendrier Intelligent des Séances

3. Grille Interactive de Présences

4. Validation et Envoi Automatique des E-mails

📧 Exemple de notification transmise à l'entreprise :

Objet : GPAS / GSF : Absence de / Abwesenheit von [Nom de l'élève]

Message FR : « Bonjour [Nom du contact], Nous vous informons que la personne en formation [Nom de l'élève] était absente au cours de soutien GPAS/GSF : [Nom du cours] le [Date] de [Début] à [Fin]. Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez contacter l'enseignant-référent : [Nom de l'enseignant] ([Email]). »

Message DE : « Guten Tag [Nom du contact], Wir teilen Ihnen mit, dass der/die Lernende/r [Nom de l'élève] im GSF-Unterstützungskurs : [Nom du cours DE] am [Date] von [Début] bis [Fin] abwesend war. Für weitere Auskünfte wenden Sie sich bitte an die GPAS-Referenzlehrperson : [Nom de l'enseignant] ([Email]). »

Étape 4 : Définition des Cours (courses.php – Superutilisateur)

Dans le menu supérieur, cliquez sur Définition des cours.

  1. Création d'un cours :
  2. Modification d'un cours existant :

Étape 5 : Calendrier Scolaire & Vacances (holidays.php – Superutilisateur)

Dans le menu supérieur, cliquez sur Calendrier & Vacances.

Cette section garantit la précision absolue des feuilles de présences hebdomadaires.

  1. Dates globales de l'année scolaire :
  2. Ajout d'une période de vacances :
  3. Ajout d'un jour férié :
  4. Duplication vers l'année suivante :

Étape 6 : Importation en Masse (import.php – Webmaster)

Accessible aux administrateurs techniques :

📌 4. Points d'Attention & Règles Métier

  1. Complétude impérative des fiches PEF :
    Pour qu'un avis d'absence puisse être délivré à l'entreprise, le Nom de contact et l'Adresse e-mail doivent obligatoirement être renseignés dans la fiche détaillée. Surveillez les alertes rouges ⚠️ Profil incomplet sur le tableau de bord.
  2. Validation systématique des présences :
    Les e-mails de notification ne sont expédiés qu'au moment précis où l'enseignant clique sur le bouton Valider et envoyer les e-mails d'absence. Décocher une case sans valider n'envoie aucun message.
  3. Pérennité de l'historique (Désactivation vs Suppression) :
    Lorsqu'une PEF interrompt son soutien ou quitte l'établissement, privilégiez le bouton ⏸️ Désactiver plutôt que la suppression. L'élève passera en lecture seule et son historique complet (présences, entretiens, bilans, documents) restera intégralement conservé et consultable.
  4. Enseignant référent en copie :
    L'enseignant référent reçoit systématiquement une copie conforme des notifications envoyées aux entreprises pour les élèves placés sous sa responsabilité.