Benutzeranleitung – Anwendung "Stundentausch"

Diese Anleitung beschreibt die vollständige Funktionsweise der Anwendung Stundentausch der EPAI. Sie erklärt den Prozess Schritt für Schritt und detailliert die Aktionen für jedes Benutzerprofil.

👥 1. Die Benutzerprofile (Akteure des Prozesses)

Die Anwendung umfasst 4 Hauptrollen:

Rolle Beschreibung & Verantwortlichkeiten
Antragstellende Lehrperson Erstellt den Tausch- oder Stellvertretungsantrag, erfasst die ausfallenden Lektionen sowie die geplanten Kompensationen, weist die Vorsteher zu und verfolgt den Validierungsstatus.
Stellvertretende / Tauschende Lehrperson Lehrperson, die als Stellvertretung oder Tauschpartner eingesetzt wird. Sie kann auf die sie betreffenden Anträge zugreifen und ihre Tauscheinheiten einsehen.
Vorsteher / Schulleitung (DOY) Prüft den Antrag als Hauptvorsteher (Freigabe) oder erhält eine Informationskopie per E-Mail, wenn der Bereich betroffen ist.
Sekretariat (SEC) Bearbeitet die vollständig freigegebenen Anträge, führt die erforderlichen administrativen Erfassungen durch (z. B. Eintrag in ISA) und schliesst die Bearbeitung ab.

🔄 2. Übersicht des Workflows (Lebenszyklus eines Antrags)

flowchart TD
    A[Lehrperson: Einreichen des Antrags] --> B[Benachrichtigung Hauptvorsteher + Info-Kopien an Vorsteher]
    B --> C[Status: Wartet auf Vorsteher]
    C --> D{Entscheid des Hauptvorstehers}
    D -- Abgelehnt --> E[Status: Abgelehnt\nE-Mail-Benachrichtigung an den Antragsteller]
    D -- Freigegeben --> F[Status: Wartet auf Sekretariat\nE-Mail-Benachrichtigung an das Sekretariat]
    F --> G[Sekretariat: Kontrolle & ISA-Erfassung]
    G --> H[Sekretariat: Bearbeitung]
    H --> I[Status: Bearbeitet\nFinale E-Mail-Benachrichtigung an alle beteiligten Lehrpersonen]

📖 3. Detaillierter Ablauf Schritt für Schritt

Schritt 1: Erstellung eines Antrags (Antragstellende Lehrperson)

  1. Melden Sie sich in der Anwendung an.
  2. Klicken Sie im Hauptmenü auf ➕ Neue Anfrage.

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  1. Allgemeine Informationen:

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  1. Teil 1: Zu tauschende Unterrichtseinheiten (Ihre Absenzen)

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  1. Teil 2: Kompensation (Als Ausgleich erteilter Unterricht)

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  1. Bemerkungen:
  2. Zuweisung und Information der Vorsteher (Dynamische UE-Berechnung):

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  1. Klicken Sie auf Antrag einreichen.

Schritt 2: Verfolgung und Verwaltung der Tausche (Lehrperson)

  1. Klicken Sie im Menü auf Meine Tausche.
  2. Die Seite ist in 2 Bereiche unterteilt:
  3. Aktionen & Einsicht durch Kollegen:

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Schritt 3: Freigabe durch die Schulleitung (Vorsteher)

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Vorsteher-Konto an und rufen Sie Validierungen (DOY) auf.
  2. Der Reiter ⏳ Ausstehend listet die Anträge auf, bei denen Sie als Hauptvorsteher (Freigabe) zugewiesen sind.
  3. Vorsteher in Kopie : Wenn Sie unter "Zu informieren" angekreuzt sind, erhalten Sie eine zweisprachige Info-E-Mail mit dem Einsichtslink, ohne dass Ihre Freigabe erforderlich ist.

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  1. Klicken Sie auf ⚖️ Details, um einen Antrag zu prüfen:

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  1. Der Reiter 📜 Verlauf speichert alle von Ihnen getroffenen Entscheide.

Schritt 4: Bearbeitung durch das Sekretariat (SEC)

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Sekretariats-Konto an und rufen Sie Erfassungen (SEC) auf.
  2. Der Reiter 📥 Zu bearbeiten zeigt die von den Vorstehern freigegebenen Anträge an.

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  1. Ablauf der Bearbeitung:
  2. Suche und Einsicht:

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📌 4. Wichtige Hinweise & Geschäftsregeln

  1. Ausgeglichener Saldo: Die Anwendung erfordert einen Saldo von 0 Einheiten, um den Antrag einzureichen.
  2. Automatische Vorsteher-Zuweisung: Die Berechnung des Hauptvorstehers erfolgt in Echtzeit nach dem maximalen UE-Volumen (mit Priorität für eCG, Sport, ABU beim Vorsteher der Abteilung ECG-ABU-SPORT).
  3. Doppelerfassung ISA: Denken Sie daran, bezahlte/unbezahlte Stellvertretungen im ISA-Tool zu erfassen.
  4. E-Mail-Benachrichtigungen & Direktlinks: