Tutoriel d'Utilisation – Application "Échange d'Heures"

Ce guide présente le fonctionnement complet de l'application Échange d'heures de l'EPAI. Il décrit le processus étape par étape et détaille les actions pour chaque profil d'utilisateur.

👥 1. Les Profils Utilisateurs (Acteurs du Processus)

L'application fait intervenir 4 rôles principaux :

Rôle Description & Responsabilités
Enseignant Demandeur Crée la demande d'échange ou de remplacement, renseigne les cours manqués et les compensations prévues, attribue les doyens et suit l'état de validation.
Enseignant Collègue / Remplaçant Enseignant désigné pour effectuer le remplacement ou l'échange de cours. Il peut accéder aux demandes le concernant et visualiser ses périodes d'échange.
Doyen / Direction (DOY) Examine la demande en tant que Doyen principal (Validateur) ou reçoit une copie d'information s'il est concerné.
Secrétariat (SEC) Traite les demandes entièrement validées, effectue les saisies administratives nécessaires (ex. encodage dans ISA) et clôture le traitement de la demande.

🔄 2. Aperçu du Workflow (Cycle de Vie d'une Demande)

%%{init: {
  'theme': 'base',
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    'fontSize': '12px'
  },
  'flowchart': {
    'nodeSpacing': 20,
    'rankSpacing': 25,
    'curve': 'basis'
  }
}}%%
flowchart TD
    A[Enseignant : Soumission de la demande] --> B[Notification Doyen principal + Copies Info Doyens]
    B --> C[Statut : Attente Doyen]
    C --> D{Décision du Doyen Principal}
    D -- Refusé --> E[Statut : Refusé\nNotification email au demandeur]
    D -- Validé --> F[Statut : Attente Secrétariat\nNotification email au Secrétariat]
    F --> G[Secrétariat : Contrôle & Encodage ISA]
    G --> H[Secrétariat : Traitement]
    H --> I[Statut : Traité\nNotification email finale au demandeur et aux collègues]

📖 3. Processus Détaillé Étape par Étape

Étape 1 : Création d'une Demande (Enseignant Demandeur)

  1. Connectez-vous à l'application.
  2. Dans le menu principal, cliquez sur ➕ Nouvelle demande.

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  1. Informations générales :

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  1. Partie 1 : Unités d'enseignement à échanger (Vos absences)

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  1. Partie 2 : Compensation (Cours donnés en échange)

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  1. Remarques :

  2. Attribution et Information des Doyens (Calcul Dynamique d'UE) :

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  1. Cliquez sur Soumettre la demande.

Étape 2 : Suivi et Gestion de ses Échanges (Enseignant)

  1. Cliquez sur Mes échanges dans le menu.
  2. La page se divise en 2 parties :
  3. Actions & Consultation par les collègues :

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Étape 3 : Validation par la Direction (Doyen)

  1. Connectez-vous avec votre compte Doyen et accédez à Validations (DOY).
  2. L'onglet ⏳ En attente liste les demandes où vous êtes désigné comme Doyen principal (Validateur).
  3. Cas des Doyens informés par copie : Si vous êtes coché comme "À informer", vous recevez un e-mail d'avis bilingue avec le lien de consultation, sans que votre intervention bloquante ne soit requise.

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  1. Cliquez sur ⚖️ Détails pour examiner une demande :

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  1. L'onglet 📜 Historique conserve l'ensemble de vos validations.

Étape 4 : Traitement par le Secrétariat (SEC)

  1. Connectez-vous avec votre compte Secrétariat et accédez à Enregistrements (SEC).
  2. L'onglet 📥 À traiter affiche les demandes approuvées par les doyens.

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  1. Procédure de traitement :
  2. Recherche et consultation :

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📌 4. Points d'Attention & Règles Métier

  1. Équilibre du solde : L'application exige un solde d'unités égal à 0 pour soumettre la demande.
  2. Attribution automatique Doyens : Le calcul du Doyen principal s'effectue en temps réel selon le volume maximum d'UEs (avec priorité sur eCG, Sport, ABU pour le doyen ECG-ABU-SPORT).
  3. Double saisie ISA : Pensez à insérer les remplacements d'heures payés/non payés dans l'outil ISA.
  4. Notifications & Liens Directs par E-mail :