Tutoriel d'Utilisation – Application "Activités Extramuros"

Ce guide présente le fonctionnement complet de l'application Activités Extramuros de l'EPAI. Il décrit le processus étape par étape, de la préparation initiale à la déclaration de remboursement post-activité, et détaille les actions pour chaque profil d'utilisateur.

👥 1. Les Profils Utilisateurs (Acteurs du Processus)

L'application fait intervenir 4 rôles principaux :

Rôle Description & Responsabilités
Enseignant Organisateur (Demandeur) Consulte la directive, initie et complète la demande (type d'activité, lieu, dates, transports, sélection des élèves, demande optionnelle du Fonds des amendes). Il suit la validation, télécharge les PDF officiels, puis effectue la déclaration et demande de remboursement post-activité.
Enseignant Accompagnant / Collègue Enseignant accompagnant l'activité ou membre du corps professoral des classes concernées. Il est informé des activités programmées.
Doyen / Direction (Validateur) Examine et valide ou refuse les demandes sous sa responsabilité (Doyen principal calculé/désigné selon la section ou les branches, puis Direction pour toute demande avec soutien financier). Les Doyens en copie reçoivent un avis d'information.
Secrétariat (SEC) Accède aux demandes approuvées, contrôle les pièces comptables et justificatifs transmis lors du post-activité, vérifie les présences effectives des élèves et les coordonnées bancaires (IBAN), puis clôture le dossier.

🔄 2. Aperçu du Workflow (Cycle de Vie d'une Demande)

%%{init: {
  'theme': 'base',
  'themeVariables': {
    'fontSize': '12px'
  },
  'flowchart': {
    'nodeSpacing': 20,
    'rankSpacing': 25,
    'curve': 'basis'
  }
}}%%
flowchart TD
    A["Enseignant : Consultation de la directive & Création"] --> B{Action}
    B -- "Enregistrer" --> C["Statut : Brouillon
Possibilité de modifier ou supprimer"]
    B -- "Soumettre" --> D["Notification Doyen principal + Copies Doyens"]
    D --> E["Statut : En attente Doyen"]
    E --> F{Décision du Doyen}
    F -- "Refusé" --> G["Statut : Refusé
Notification email au demandeur"]
    F -- "Validé avec soutien financier" --> H["Statut : En attente Direction"]
    F -- "Validé sans soutien financier" --> J["Statut : Validé"]
    H --> I{Décision Direction}
    I -- "Refusé" --> G
    I -- "Validé" --> J
    J --> K["Génération des PDF & Réalisation de l'activité"]
    K --> L{Soutien financier ?}
    L -- "Oui" --> M["Enseignant : Déclaration post-activité
Présences effectives, IBAN, justificatifs"]
    M --> N["Statut : Soumis / À traiter Secrétariat"]
    N --> O["Secrétariat : Contrôle & Remboursement"]
    O --> P["Statut : Clôturé"]
    L -- "Non" --> P

📖 3. Processus Détaillé Étape par Étape

Étape 1 : Directive & Création d'une Demande (Enseignant Demandeur)

  1. Connectez-vous à l'application Activités Extramuros.

  2. Directive obligatoire : Avant toute démarche, prenez connaissance de la directive en cliquant sur le lien figurant en haut de la page : "Directive relative aux activités scolaires extramuros (PDF)".

  3. Dans le menu principal, cliquez sur ➕ Nouvelle demande.

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  1. Informations générales sur l'activité :

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alt text

  1. Attribution et Information des Doyens :

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  1. Demande de soutien financier (Fonds des amendes - Optionnel) :

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  1. Actions de finalisation :

Étape 2 : Suivi, Gestion et Copie des Demandes (Enseignant)

  1. Cliquez sur Mes demandes dans le menu.
  2. Consultez la liste synthétique de vos dossiers avec leurs statuts :
  3. Actions disponibles :

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Étape 3 : Validation par les Doyens et la Direction (DOY / DIR)

  1. Connectez-vous avec votre compte Doyen ou Directeur et accédez à la rubrique Validations.
  2. L'onglet ⏳ En attente répertorie les dossiers nécessitant votre décision.

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  1. Cliquez sur ⚖️ Détails / Examiner pour consulter l'ensemble de la demande (programme, destination, budget, accompagnants, liste d'élèves).

  2. Saisissez votre décision :

  3. L'onglet 📜 Historique permet de consulter l'ensemble des décisions passées.

Étape 4 : Déclaration et Remboursement Post-Activité (Enseignant)

Cette étape concerne uniquement les demandes au statut Validé avec Soutien financier (Fonds des amendes) une fois l'activité réalisée.

  1. Sur la page Mes demandes (ou via la fiche de détail), cliquez sur le bouton 💰 Remboursement post-activité.
  2. Confirmation des présences effectives :
  3. Coordonnées bancaires :
  4. Pièces justificatives :
  5. Cliquez sur Transmettre le dossier au secrétariat.

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Étape 5 : Contrôle et Clôture par le Secrétariat (SEC)

  1. Connectez-vous avec un compte Secrétariat et accédez à la rubrique Secrétariat.
  2. L'onglet 📥 À traiter liste les demandes validées ainsi que les dossiers de remboursement post-activité transmis.
  3. Cliquez sur 👁️ Détails pour :
  4. Cliquez sur 📦 Clôturer la demande pour finaliser le traitement administratif et financier.
  5. L'onglet 🔍 Historique & Recherche permet de rechercher et filtrer l'ensemble des dossiers archivés.

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📌 4. Points d'Attention & Règles Métier

  1. Consultation de la Directive : La directive relative aux activités extramuros doit impérativement être lue avant d'initier toute demande.
  2. Voyages d'étude & Charte de voyage : Pour toute sortie de plus d'un jour, la charte de voyage signée par chaque élève doit être obligatoirement annexée au dossier.
  3. Sortie du territoire : Si la destination se situe en dehors de la Suisse, le document de demande de sortie du territoire est généré automatiquement.
  4. Calculs automatiques du Fonds des amendes :
  5. Sauvegarde de l'IBAN : L'IBAN renseigné lors d'un remboursement post-activité est conservé pour les demandes ultérieures.
  6. Suppression et Copie de demande :